El mejor consultor de Salesforce para organizaciones sin fines de lucro es aquel que primero entiende sus programas, define el alcance del trabajo por escrito y deja a su equipo en condiciones de operar el sistema sin él. La habilidad técnica importa, pero rara vez es lo que separa un buen proyecto de uno del que uno se arrepiente. Lo que lo hace son un alcance claro, experiencia relevante, referencias honestas y una transferencia real.
Somos una consultora de Salesforce, así que tenemos un interés evidente en este tema. Esta guía está escrita como querríamos que un miembro de la junta o un director ejecutivo evaluara a cualquier firma, incluida la nuestra. Use las preguntas con cada candidato y compare las respuestas.
Empiece por su propia tarea
Un consultor solo puede ser tan bueno como el encargo que usted le dé. Antes de hablar con nadie, escriba:
- El problema. "Nuestros administradores de casos vuelven a capturar datos en tres lugares" es mejor encargo que "necesitamos Salesforce".
- Los usuarios. Cuántas personas, en qué roles y con qué comodidad técnica.
- Los datos. Dónde viven hoy y qué tan limpios están.
- Las restricciones. Rango de presupuesto, plazos como el inicio de una subvención o el año fiscal, y necesidades de cumplimiento como la información de salud.
- Quien decide. Quién da la aprobación final y quién será dueño del sistema después.
Si todavía no puede responder estas preguntas, un breve proceso de descubrimiento puede ayudar. Desconfíe de quien le prometa un plan firme sin preguntarle nada de esto.
Preguntas sobre el alcance
El alcance es donde se ganan o se pierden la mayoría de los proyectos.
¿Cómo definen el alcance y qué queda por escrito? Busque un documento que enumere los entregables, los supuestos, lo que queda fuera del alcance, quién hace qué y cómo se manejan los cambios. Si el alcance vive solo en una llamada de ventas, espere sorpresas.
¿Qué necesitan de nosotros y cuánto tiempo de personal debemos planear? Los proyectos se estancan cuando se subestima la parte de la organización. Un buen consultor le dirá con claridad cuántas horas dedicará su equipo a decisiones, pruebas y limpieza de datos.
¿Cómo manejan las solicitudes de cambio? Todo proyecto cambia. La pregunta es si los cambios se cotizan y se acuerdan antes de hacer el trabajo.
¿Quién hará realmente el trabajo? Pregunte si la persona que conoce es la persona que construye. Los subcontratistas no son un problema en sí mismos, pero usted debe saber quiénes son.
Preguntas sobre experiencia en NPSP y Agentforce Nonprofit
El panorama de Salesforce para organizaciones sin fines de lucro tiene dos vías principales, y un consultor debería poder hablar de ambas con usted.
Nonprofit Success Pack (NPSP) es el paquete administrado de larga trayectoria que usan muchas organizaciones sin fines de lucro. Todavía cuenta con soporte, pero ya no recibe nuevas funciones y Salesforce no ha anunciado una fecha de fin. Agentforce Nonprofit (anteriormente Nonprofit Cloud) es el producto más nuevo, en el que Salesforce está invirtiendo. También puede oír el término "consultor de Nonprofit Cloud", y vale la pena preguntar si el consultor ha entregado proyectos en el producto mismo o solo lo ha estudiado. Comparamos ambos en Nonprofit Cloud vs NPSP y respondemos a la preocupación más común en ¿Va a desaparecer NPSP?.
Preguntas para hacer:
- ¿Han implementado tanto en NPSP como en Agentforce Nonprofit? La experiencia en uno no se transfiere por completo al otro, porque los modelos de datos son distintos.
- ¿Qué nos recomendarían y por qué? Una buena respuesta depende de su situación. Desconfíe de una firma que recomienda lo mismo a todos, ya sea quedarse en NPSP o migrar.
- ¿Cuáles son las contrapartidas? Un consultor honesto nombrará las desventajas de su propia recomendación.
- ¿Han manejado una migración de datos de nuestro tamaño? Pregunte por los duplicados, el historial y lo que normalmente se queda atrás.
Si también está evaluando otros sistemas, un punto de partida imparcial es comparación de software CRM para organizaciones sin fines de lucro. Un consultor que solo recomienda Salesforce merece una pregunta de seguimiento sobre cuándo no sería la opción adecuada.
Preguntas sobre su trabajo específico
Salesforce es una plataforma, y las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro varían mucho. Haga coincidir al consultor con su caso de uso:
- Recaudación de fondos y donaciones. Pregunte cómo modelan las donaciones, los donantes recurrentes y los créditos indirectos (soft credits). Vea gestión de donaciones en Salesforce para saber cómo suenan las buenas respuestas.
- Subvenciones. Pregunte por el seguimiento de solicitudes, adjudicaciones, entregables e informes. Tratamos el tema en seguimiento de subvenciones en Salesforce.
- Gestión de casos y programas de salud. Pregunte por los registros de clientes, las derivaciones y el consentimiento.
- Datos sensibles. Si maneja información de salud, pregunte cómo manejan el acceso, el cifrado y la Business Associate Addendum de Salesforce. Un buen consultor no dirá simplemente que Salesforce "cumple con HIPAA"; explicará que la cobertura depende de los servicios incluidos en su acuerdo y de su configuración. Nuestra visión general está en BAA de HIPAA en Salesforce.
Preguntas sobre referencias y pruebas
¿Podemos hablar con dos o tres clientes anteriores similares a nosotros? Pida organizaciones de tamaño y complejidad parecidos, y luego llámelas de verdad. Pregunte qué salió mal, cómo se resolvió y si volverían a contratar a la firma.
¿Podemos ver ejemplos de su documentación? Los mapas de procesos, los diccionarios de datos y los materiales de capacitación muestran cómo trabaja una firma mejor que una presentación.
¿Qué credenciales tienen? Las certificaciones de cada consultor pueden verificarse mediante el sistema de credenciales de Salesforce. Tenga cuidado con frases vagas sobre relaciones con Salesforce, y pregunte exactamente qué significa una afirmación y cómo puede verificarla.
¿Qué pasa cuando un proyecto sale mal? Todos han tenido uno. La respuesta le dice mucho sobre su honestidad y su proceso.
Preguntas sobre la transferencia y la capacitación
Un sistema solo es valioso si su personal lo usa y alguien puede mantenerlo.
- ¿Qué capacitación ofrecen y para quién? Busque capacitación por rol, no una sola demostración grabada.
- ¿Qué documentación será nuestra? Debe recibir notas de configuración, un diccionario de datos y guía para administradores.
- ¿Quién administra Salesforce después del lanzamiento? Algunas organizaciones contratan a un administrador, otras capacitan a un miembro del personal y otras mantienen a un consultor con un acuerdo de soporte. Todas son válidas. Elija con intención.
- ¿Trabajarán en nuestra org de una manera que podamos mantener? Prefiera la configuración estándar sobre el código personalizado innecesario, y pida al consultor que explique cualquier trabajo personalizado.
- ¿Conservamos la propiedad total de nuestra org de Salesforce y de nuestros datos? La respuesta debe ser un sí sin condiciones.
Precio fijo, por hora o retainer: cómo se comparan los modelos de precios
No daremos precios aquí, pero ayuda entender los modelos más comunes.
- Alcance fijo. Se acuerdan los entregables de antemano. Da certeza de presupuesto, pero depende de un alcance claro. Un alcance mal definido genera disputas u órdenes de cambio.
- Tiempo y materiales (por hora). Se paga por las horas trabajadas. Es flexible cuando los requisitos no están claros, pero necesita una forma de dar seguimiento al avance y poner un tope al gasto.
- Retainer o soporte administrado. Un acuerdo recurrente para cambios continuos y ayuda de administración. Funciona bien después del lanzamiento, si se acuerda qué incluye y cómo se priorizan las solicitudes.
- Por fases. Primero una fase de descubrimiento y luego una construcción con un alcance más claro. Muchas organizaciones sin fines de lucro encuentran que reduce el riesgo.
Ningún modelo es el mejor de forma automática. Lo que importa es que el modelo se ajuste a qué tan bien se entienden sus requisitos y que el contrato diga qué pasa cuando cambian las estimaciones. Pregunte también cuánto cuesta Salesforce mismo para sus licencias y complementos, y obtenga esa respuesta de Salesforce, ya que la elegibilidad y los términos varían. Lo tratamos en ¿Es Salesforce gratis para organizaciones sin fines de lucro?.
Señales de alerta
- Un plan fijo antes de cualquier descubrimiento. Nadie puede definir de forma responsable el alcance de un proyecto que no entiende.
- Presión para firmar rápido, o una oferta que solo existe esta semana.
- Alcance vago y sin supuestos por escrito.
- Reticencia a compartir referencias, o referencias que no tienen relación con su trabajo.
- Promesas excesivas. Frases como "no hay problema, Salesforce puede hacer cualquier cosa" omiten las contrapartidas.
- Ninguna mención del tiempo de su personal, la capacitación o la adopción.
- Una sola respuesta para todos, incluido empujar hacia desarrollos personalizados cuando las funciones estándar bastarían.
- Propiedad poco clara. Cualquier cosa que sugiera que usted no controlará su propia org, sus datos o su documentación.
- Restar importancia a las preguntas de seguridad. El control de acceso y la protección de datos deben surgir pronto, no como una idea tardía. Si quiere una idea de qué esperar, vea cómo encontrar usuarios con permisos excesivos en Salesforce.
Una forma sencilla de comparar candidatos
Haga a cada firma las mismas diez preguntas, tome notas y califíquelas en una escala de uno a cinco en claridad del alcance, experiencia relevante, referencias, plan de transferencia y compatibilidad con su equipo. Incluya "¿le gustaría a nuestro personal trabajar con ellos?". Importa más de lo que la gente espera.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentro un consultor de Salesforce para organizaciones sin fines de lucro?
Empiece con referencias de organizaciones pares y luego revise los directorios de consultores y los grupos de la comunidad de Salesforce. Entreviste al menos a dos o tres firmas con las mismas preguntas.
¿Cuál es la diferencia entre un consultor de Salesforce y un administrador?
Un administrador mantiene su org día a día. Un consultor diseña y construye cambios más grandes, como una implementación o una migración. Muchas organizaciones sin fines de lucro usan a ambos, internos o externos.
¿Necesito un consultor de Nonprofit Cloud o un consultor de NPSP?
Depende del producto que use o planee usar. Pregunte a cualquier candidato por ambos y por cómo le ayudaría a decidir entre ellos.
¿Debo elegir una firma grande o una pequeña?
Ninguna es mejor de forma automática. Las firmas grandes pueden ofrecer más amplitud, y las pequeñas suelen ofrecer acceso más directo a personas con más experiencia. Juzgue por la experiencia relevante y las referencias.
¿Cuánto tarda un proyecto de Salesforce para una organización sin fines de lucro?
Varía mucho según el alcance, la calidad de los datos y la rapidez con que su equipo pueda tomar decisiones. Un buen consultor le dará un rango y le explicará qué podría cambiarlo.
¿Debemos contratar a un consultor o aprender Salesforce por nuestra cuenta?
Para configuraciones pequeñas y simples, un miembro del personal capaz y con capacitación puede llegar lejos. Para migraciones, datos sensibles o programas complejos, la ayuda externa suele reducir el riesgo. Muchas organizaciones hacen ambas cosas.
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