Salesforce puede funcionar como software de seguimiento de subvenciones, pero la configuración adecuada depende de en qué lado de la subvención se encuentre. Si usted solicita subvenciones y rinde informes sobre las que recibe, por lo general puede darles seguimiento con objetos estándar de Salesforce y algo de configuración. Si usted otorga subvenciones a otros, Agentforce Nonprofit (anteriormente Nonprofit Cloud) incluye objetos de grantmaking dedicados para solicitudes, adjudicaciones y desembolsos. Una herramienta de subvenciones dedicada aún puede ser la mejor opción para algunos equipos.
Dos trabajos distintos llamados "seguimiento de subvenciones"
Las personas usan las mismas palabras para dos problemas separados.
| Subvenciones que usted recibe (lado de la recaudación) | Subvenciones que usted otorga (lado del grantmaking) | |
|---|---|---|
| Quién es usted | El solicitante o beneficiario | El financiador |
| Preguntas principales | ¿A qué hemos postulado? ¿Qué está pendiente? ¿Qué vence y cuándo? | ¿Quién postuló? ¿Qué adjudicamos? ¿Qué hemos pagado? ¿Qué nos deben los beneficiarios? |
| Usuarios típicos | Personal de desarrollo y de subvenciones | Oficiales de programa y finanzas |
Las fundaciones y algunas organizaciones sin fines de lucro más grandes hacen ambas cosas. La mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas solo reciben subvenciones.
Seguimiento de las subvenciones que usted recibe
El enfoque más sencillo es tratar cada subvención como un registro de donación con campos adicionales. Los objetos que use dependen de su configuración:
- NPSP (todavía con soporte): las subvenciones se registran comúnmente como Opportunities, a menudo con un tipo de registro dedicado y una ruta de etapas para el ciclo de vida de la subvención.
- Agentforce Nonprofit: la recaudación usa sus propios objetos de donaciones, incluidos Gift Commitments y Gift Transactions. (Trailhead: fundraising records, consultado en noviembre de 2026)
Use el que use, las preguntas de diseño son las mismas.
Qué registrar en cada subvención
- Financiador y programa, y el contacto que gestiona la relación
- Etapa: prospecto, carta de intención (LOI) enviada, solicitud enviada, adjudicada, rechazada, cerrada
- Monto solicitado y monto adjudicado
- Restricciones y propósito, para que el dinero se use y se reporte correctamente
- Fechas clave: fecha límite, decisión esperada, periodo de la adjudicación, fechas de entrega de informes
- Calendario de pagos: cuándo vencen y cuándo se reciben los pagos parciales
- Requisitos de informes: qué quiere el financiador y quién es responsable
- Documentos: solicitud, carta de adjudicación, convenio e informes
Haga que las fechas trabajen a su favor
La gestión de subvenciones es sobre todo fechas límite. Configure:
- Tareas o recordatorios que se creen solos cuando una subvención llega a la etapa de adjudicada, uno por cada informe pendiente
- Una vista de lista de las subvenciones con informes pendientes en los próximos 60 días
- Un panel del pipeline por etapa y fecha de decisión esperada
Mantenga visibles las restricciones
Los financiadores suelen limitar el uso del dinero. Registre las restricciones en un campo que el personal vea y vincule las donaciones al fondo o la designación a la que pertenecen, para que finanzas pueda reportar sobre ello más adelante.
Seguimiento de las subvenciones que usted otorga
Para los financiadores, Salesforce tiene un conjunto de funciones de grantmaking diseñadas para ese fin. Según Trailhead de Salesforce (consultado en noviembre de 2026), Grantmaking cubre el ciclo desde las oportunidades de financiamiento y los presupuestos hasta la revisión de solicitudes, las adjudicaciones y los desembolsos. Incluye objetos para solicitudes individuales, revisiones de solicitudes, decisiones, adjudicaciones de fondos, desembolsos de fondos y requisitos de la adjudicación, como informes intermedios o anuales. También incluye una plantilla de sitio de grantmaking para Experience Cloud, de modo que los solicitantes y beneficiarios puedan usar un portal en línea. (Trailhead: meet grantmaking)
Trailhead también indica que esto es distinto del paquete administrado anterior Grants Management, que es un producto aparte. Si usa NPSP, pregunte a Salesforce qué opción le corresponde. Las licencias y el costo de grantmaking son temas aparte que debe confirmar con Salesforce, ya que no encontramos una única fuente oficial con los precios actuales.
Cómo elegir: Salesforce o una herramienta de subvenciones dedicada
Salesforce es una buena opción cuando:
- Las subvenciones forman parte de una relación más amplia con financiadores, donantes y programas, y quiere un solo registro de cada uno
- Ya usa Salesforce para la recaudación
- Necesita reportes personalizados, como vincular las subvenciones con los resultados de los programas
- Tiene, o puede pagar, un administrador que lo construya y lo mantenga
Una herramienta de subvenciones dedicada puede ser mejor cuando:
- Las subvenciones son su principal necesidad y no tiene un administrador de Salesforce
- Quiere rápidamente un portal de solicitudes y un flujo de revisión ya listos
- Su presupuesto es limitado y su volumen es pequeño
No hay una única respuesta correcta. Preferimos que elija la herramienta que su equipo realmente mantendrá actualizada.
Una configuración práctica en cinco pasos
- Mapee el ciclo de vida de sus subvenciones. Escriba las etapas en una página, de prospecto a cerrada.
- Elija sus objetos. Decida si las subvenciones serán Opportunities (NPSP), registros de donaciones (Agentforce Nonprofit) o registros de grantmaking.
- Construya los campos y la ruta. Agregue solo los campos que va a usar y haga que los obligatorios sean realmente obligatorios.
- Automatice los recordatorios. Cree tareas de informes pendientes y un resumen semanal.
- Construya un panel. Pipeline por etapa, subvenciones otorgadas este año, informes pendientes. Alimente con él su informe para la junta.
Si planea dejar NPSP, nuestro artículo sobre si NPSP va a desaparecer cubre esa decisión.
Reportes que debería poder ejecutar
Una vez que las subvenciones se registran de manera consistente, un puñado de reportes responde la mayor parte de lo que preguntan la dirección y los financiadores:
- Pipeline por etapa y fecha de decisión esperada, para proyectar los ingresos
- Subvenciones otorgadas por financiador y por año, para ver qué relaciones importan más
- Adjudicado frente a recibido, para detectar pagos parciales atrasados
- Informes pendientes en los próximos 60 o 90 días, por responsable
- Fondos restringidos por propósito, para finanzas y auditoría
- Tasa de éxito, que compara las solicitudes presentadas con las subvenciones recibidas
Si su org no puede ejecutar estos reportes hoy, la causa casi siempre es el registro inconsistente de datos y no una función faltante. Los campos obligatorios, las listas de selección en lugar de texto libre y una guía breve para el personal resuelven la mayor parte.
Errores comunes
- Llevar el seguimiento en hojas de cálculo y en Salesforce a la vez. Elija una sola fuente de verdad.
- Demasiadas etapas. Seis o siete son más que suficientes.
- Nombres de financiadores en texto libre. Vincule cada subvención a un registro de financiador para ver toda la actividad en un solo lugar.
- Sin responsable de los informes. Cada fecha de entrega de informe necesita una persona con nombre.
- Ignorar los permisos. Los convenios y presupuestos de subvenciones pueden ser sensibles. Limite quién puede ver qué; nuestra guía de mejores prácticas del modelo de uso compartido de Salesforce cubre lo básico.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Salesforce una función de gestión de subvenciones?
Sí. Agentforce Nonprofit incluye funciones de Grantmaking para financiadores, y también existe un paquete administrado aparte, Grants Management. Las organizaciones que reciben subvenciones suelen darles seguimiento con los objetos estándar de recaudación.
¿Puedo dar seguimiento a las subvenciones en NPSP?
Sí. Muchas organizaciones con NPSP registran las subvenciones como Opportunities con un tipo de registro dedicado, etapas y campos personalizados.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de subvenciones y seguimiento de subvenciones?
El seguimiento de subvenciones suele ser la perspectiva del solicitante: a qué hemos postulado y qué debemos. La gestión de subvenciones suele referirse al flujo de trabajo del financiador: revisar solicitudes, adjudicar y pagar.
¿Necesito un desarrollador?
Un administrador con experiencia puede construir el seguimiento básico con herramientas de apuntar y hacer clic. Un portal para financiadores o un flujo de trabajo complejo requiere más trabajo de diseño.
¿Es Salesforce demasiado caro solo para el seguimiento de subvenciones?
Posiblemente. Si las subvenciones son su única necesidad y su equipo es pequeño, una herramienta dedicada podría costar menos. El argumento a favor de Salesforce es más sólido cuando las subvenciones se conectan con la recaudación, los programas y los reportes.
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