Un buen informe para la junta directiva de una organización sin fines de lucro tiene de una a tres páginas y responde cuatro preguntas: cómo vamos frente al plan, qué cambió, qué necesita una decisión de la junta y qué viene después. Use la plantilla de abajo como punto de partida. Mantenga cada sección en una tabla corta o unas pocas viñetas, muestre las mismas métricas en cada periodo para que las tendencias sean visibles y ponga las decisiones al principio.
Principios antes de la plantilla
Las juntas están formadas por voluntarios ocupados que deben supervisar, no gestionar. Algunos hábitos hacen útil un informe:
- Empiece con las decisiones y los riesgos. Ponga en la primera página lo que necesita de la junta.
- Compare, no solo enumere. Cada número debe estar junto a una meta, un periodo anterior o ambos.
- Use las mismas métricas cada vez. Cambiar el panel cada trimestre hace imposible ver las tendencias.
- Explique en una oración. Un número con una línea de contexto vale más que una página de gráficos.
- Separe la recaudación de los programas y de las finanzas. Cada área tiene su responsable y sus propias preguntas.
La plantilla
Copie esta estructura en un documento o una presentación.
1. Resumen ejecutivo (parte superior de la primera página)
- De tres a cinco viñetas: el resultado principal, el mayor riesgo, el mayor logro
- Decisiones que se necesitan de la junta, cada una con una fecha límite
2. Misión e impacto de los programas
| Métrica | Este periodo | Meta | Mismo periodo del año pasado | Nota |
|---|---|---|---|---|
| Personas atendidas | ||||
| Nuevas inscripciones o admisiones | ||||
| Servicios prestados | ||||
| Resultados logrados (según su propia definición) | ||||
| Lista de espera o capacidad |
Agregue una historia breve o una cita solo si tiene consentimiento para compartirla y no contiene detalles que identifiquen a la persona.
3. Recaudación e ingresos
| Métrica | Este periodo | Meta | Mismo periodo del año pasado | Nota |
|---|---|---|---|---|
| Total recaudado en lo que va del año | ||||
| Número de donantes | ||||
| Donantes nuevos | ||||
| Tasa de retención de donantes | ||||
| Donaciones recurrentes (mensuales) | ||||
| Ingresos por fuente (individuos, subvenciones, eventos, otros) | ||||
| Pipeline: promesas de donación y subvenciones pendientes |
Defina "retención" y "donante nuevo" una sola vez y deje las definiciones en una nota al pie.
4. Subvenciones
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Solicitudes presentadas este periodo | |
| Subvenciones otorgadas | |
| Decisiones pendientes y fechas | |
| Próximas fechas límite | |
| Informes pendientes con los financiadores |
Vea nuestra guía sobre seguimiento de subvenciones en Salesforce para saber cómo mantener esto al día.
5. Finanzas
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Presupuesto frente a real | |
| Efectivo disponible y meses de reserva operativa | |
| Saldos restringidos frente a no restringidos | |
| Variaciones importantes y su explicación |
Su tesorero o responsable de finanzas debe encargarse de esta sección, no el equipo de desarrollo.
6. Personal y operaciones
- Personal: puestos vacantes, rotación, contrataciones clave
- Número de voluntarios u horas de voluntariado, si es relevante
- Asuntos de sistemas o de cumplimiento que la junta debe conocer
7. Riesgos y cumplimiento
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Qué estamos haciendo |
|---|---|---|---|
Incluya las fechas límite de informes a financiadores, las auditorías, los seguros y cualquier asunto de datos o privacidad.
8. Prioridades del próximo periodo
- De tres a cinco prioridades, cada una con un responsable y una fecha
Ejemplos de paneles
Un panel es la versión visual de la plantilla. Cuatro vistas cubren a la mayoría de las juntas:
1. El tablero de indicadores. Una fila de números grandes: ingresos en lo que va del año, donantes, donaciones recurrentes, personas atendidas. Cada uno muestra una comparación con la meta o con el año pasado.
2. El gráfico de donaciones mensuales. Donaciones por mes a lo largo del año, con la línea del año pasado detrás. Muestra la estacionalidad, como un pico de fin de año, de un vistazo.
3. La mezcla de ingresos. Un gráfico de barras o una tabla sencilla de ingresos por fuente. Muestra si depende demasiado de un financiador o de una campaña.
4. El pipeline de subvenciones. Una tabla de solicitudes abiertas y subvenciones otorgadas por etapa, con fechas. A menudo es la que más le gusta a la junta, porque muestra el dinero futuro.
Mantenga los gráficos sencillos. Evite los gráficos circulares con muchas porciones y etiquete directamente en lugar de usar leyendas cuando pueda.
Cómo escribir la narrativa
Las tablas llevan los números. La narrativa lleva el significado. Para cada sección, escriba tres líneas cortas:
- Qué pasó. "Las donaciones individuales van por debajo del ritmo del año pasado."
- Por qué. "Dos donaciones grandes llegaron el año anterior y no se han repetido."
- Qué estamos haciendo. "Hemos iniciado un llamado de mitad de año a donantes anteriores."
Evite la jerga y las siglas. Si un miembro de la junta tiene que preguntar qué significa un término, el informe no ha cumplido su función. Evite también esconder las malas noticias al final. Las juntas confían en los informes que nombran los problemas a tiempo.
Errores comunes
- Demasiadas métricas. Veinte números se leen por encima. De seis a diez se leen.
- Sin metas. Una cifra sin nada con qué compararla no puede decirle a nadie si las cosas van bien.
- Cambiar las definiciones. Si "donante activo" significa algo nuevo este trimestre, dígalo.
- Entrega tardía. Envíe el informe varios días antes de la reunión para que las personas puedan leerlo.
- Detalles sensibles. No incluya nombres, información de salud ni otros detalles que identifiquen a las personas que atiende.
De dónde provienen los datos
Rara vez lo difícil es la plantilla. Lo difícil es obtener números confiables. Fuentes típicas:
- Donaciones: su CRM o su plataforma de donaciones. Si usa Donorbox, vea reportes de Donorbox.
- Programas: un sistema de casos o de programas, o una configuración de Salesforce creada para ello.
- Subvenciones: un registro de seguimiento en su CRM o una herramienta dedicada a subvenciones.
- Finanzas: su sistema contable.
Tres hábitos ayudan más: acordar las definiciones, asignar un responsable para cada sección y fijar una fecha de corte. Si los informes se arman a mano cada vez, pregúntese si un panel de Salesforce o una capa de reportes puede producir por usted la parte de recaudación. Nuestra Nonprofit Ops Platform crea paneles de recaudación sobre Bloomerang y Donorbox; vea nuestra página de productos.
Preguntas frecuentes
¿Qué extensión debe tener el informe para la junta?
De una a tres páginas para el informe principal, con más detalle en un apéndice. Si la junta no puede asimilarlo en diez minutos, es demasiado largo.
¿Con qué frecuencia debe recibir informes la junta?
La mayoría de las juntas recibe un resumen en cada reunión, a menudo trimestral, con una revisión más completa cada año. Los informes financieros suelen ser mensuales. Siga sus estatutos y la preferencia de su junta.
¿Cuáles son las métricas más importantes?
Depende de su misión. La mayoría de las juntas quiere ver el avance frente al presupuesto, los resultados de la recaudación, los resultados de los programas y los riesgos clave. Elija unas pocas y manténgalas estables.
¿Debe el informe incluir historias?
Una historia breve, con consentimiento y sin datos que identifiquen a la persona, puede ayudar a conectar con los números. Debe complementar los datos, no reemplazarlos.
¿Puede Salesforce generar informes para la junta?
Sí. Los informes y paneles de Salesforce pueden producir las secciones de recaudación y de programas, siempre que los datos de fondo estén limpios y se registren de manera consistente.
¿Quiere un panel construido una vez y en el que se confíe cada mes?
Si su informe para la junta se reconstruye a mano cada trimestre, podemos revisar dónde están sus datos y qué se podría automatizar. Reserve una revisión gratuita de Salesforce.