Una base de datos de donantes nueva necesita solo una lista corta de campos: quién es la persona, qué donó y cuándo, de dónde vino la donación, cómo aceptó que la contacten y qué programa o subvención respalda el dinero. Si registra bien esto desde la primera donación, casi todo lo demás puede esperar. El costo de hacerlo mal rara vez se siente en el primer año. Aparece dos o tres años después, cuando intenta pasar a un CRM y descubre que los datos no son confiables.
Esta guía es una lista práctica. Cubre qué registrar al inicio, los registros básicos del IRS que una organización benéfica de EE. UU. debe poder presentar, cómo mantener los datos limpios y qué posponer.
Esta es información general, no asesoría legal ni tributaria. Las reglas del IRS aquí son reglas federales de EE. UU. para organizaciones benéficas. Consulte a su contador o abogado según su situación.
Por qué importan tanto los datos del primer año
Los primeros registros marcan el patrón de todo lo que sigue. Lo que escriba en las primeras 100 filas se convierte en la plantilla de las siguientes 10,000.
Si las donaciones se ingresan en texto libre, con una ortografía distinta para cada donante y sin anotar de dónde vino el dinero, aún puede contar el total recaudado. Pero no podrá responder las preguntas que más adelante harán una junta directiva, un financiador o un auditor: cuántas personas donaron dos veces, qué campaña funcionó, cuánto de una subvención se ha gastado.
No necesita un sistema grande para evitarlo. Una hoja de cálculo con columnas disciplinadas es mejor punto de partida que un CRM con datos desordenados. Para decidir qué tipo de herramienta se ajusta a su etapa, vea nuestra comparación de opciones de CRM para organizaciones sin fines de lucro.
La lista corta: campos que vale la pena registrar desde el primer día
Piense en sus registros en cinco grupos. Cada uno responde una pregunta que tarde o temprano le harán.
1. La persona u organización
- Un ID único para cada donante, que nunca cambie y nunca se reutilice
- Nombre, escrito siempre de la misma manera (vea la sección sobre limpieza más abajo)
- Si el donante es una persona, un hogar, una empresa, una fundación o un organismo gubernamental
- Una dirección postal y un correo electrónico
- Una "fecha de alta" y una nota de "cómo lo conocimos" (evento, sitio web, referido, miembro de la junta)
Evite recopilar más datos personales de los necesarios. La fecha de nacimiento, los ingresos o los datos de salud casi nunca se necesitan en el registro de un donante. Mientras menos datos sensibles tenga, menos tiene que proteger.
2. La donación
- Fecha en que se recibió la donación (no solo la fecha en que la ingresó)
- Monto
- Forma de pago (tarjeta, cheque, efectivo, transferencia bancaria, acciones, otra)
- Si es una donación única, una promesa o una donación recurrente
- El origen de la donación: la campaña, el llamado, el evento, el formulario en línea o la persona que la generó
- Si el donante recibió algo a cambio, y su valor estimado de buena fe (vea la sección del IRS)
- Una marca para donaciones restringidas y una nota sobre la restricción
- Si fue un reembolso, un pago fallido o una reversión, registrado por separado de las donaciones reales
- Quién la dio, si otra persona recibe el crédito, como un fondo asesorado por el donante, el aporte equivalente de un empleador o la persona que la solicitó
Si solo agrega un campo además de los obvios, que sea el origen. Es lo más difícil de reconstruir después, porque nadie recuerda seis meses más tarde por qué llegó un cheque.
3. Consentimiento y preferencias de comunicación
- Si la persona aceptó recibir correos de recaudación, y cuándo y cómo lo aceptó
- Si canceló su suscripción, y la fecha
- Canal preferido (correo electrónico, correo postal, teléfono) y lo que pidió que no se le envíe
- Si desea reconocimiento o prefiere donar de forma anónima
El correo comercial en EE. UU. está sujeto a la ley CAN-SPAM, que exige respetar una solicitud de exclusión en un plazo de 10 días hábiles. (FTC: guía de cumplimiento de CAN-SPAM, consultado en noviembre de 2026) La guía de la FTC define los mensajes cubiertos según su propósito principal, así que si un correo determinado de una organización sin fines de lucro cuenta como comercial es una pregunta para su abogado. Sea cual sea la respuesta, registrar quién se dio de baja y respetarlo con prontitud es una buena práctica sencilla. Los mensajes de texto y los destinatarios fuera de EE. UU. se rigen por otras reglas, así que pida asesoría antes de lanzar esos canales.
4. Datos básicos de programas y resultados
No toda organización necesita un registro de programas desde el primer día, pero la mayoría de los financiadores acabarán preguntando a quién atendió y qué cambió. Registre lo mínimo:
- Un nombre de programa o servicio tomado de una lista corta y fija
- Fechas en que una persona o grupo participó
- Un conteo de personas atendidas por programa y por período
- Una o dos medidas de resultado que realmente piensa reportar, decididas con anticipación
Tenga cuidado al vincular a personas identificables con servicios sensibles en una herramienta de donantes. Si atiende a personas cuya información es confidencial, guarde esos datos en un sistema con controles de acceso adecuados, separado de la lista de recaudación.
5. Subvenciones
Si recibe subvenciones, aunque sea una, registre:
- Financiador, nombre de la subvención y el ID que asigne el financiador, si lo hay
- Monto solicitado, monto otorgado y fechas del período de la subvención
- Si el dinero es restringido, y para qué
- Fechas límite de informes y qué debe contener cada uno
- Pagos recibidos y sus fechas
Darle a cada subvención un registro claro desde el inicio facilita mucho responder después cuánto se ha gastado. Lo tratamos con más detalle en seguimiento de subvenciones en Salesforce.
Lo que el IRS espera que usted pueda demostrar
Para las organizaciones benéficas de EE. UU., conviene diseñar desde el inicio en torno a unas pocas reglas de registros.
Acuse de recibo de donaciones grandes. Un donante que deduce una sola donación de $250 o más necesita un acuse de recibo por escrito de la organización benéfica. Debe indicar el monto de una donación en efectivo y si la organización proporcionó bienes o servicios a cambio, con una estimación de buena fe de su valor en caso afirmativo. (IRS: Substantiating charitable contributions, consultado en noviembre de 2026) El donante es responsable de obtenerlo, pero sus registros son los que le permiten emitirlo.
La divulgación de $75. Si un donante paga más de $75 y recibe bienes o servicios, como una cena o una entrada a una gala, la organización benéfica debe entregar una divulgación por escrito. Indica que el monto deducible se limita al exceso sobre el valor de lo que el donante recibió, con una estimación de buena fe de ese valor. El IRS señala una multa de $10 por contribución, con un máximo de $5,000 por evento de recaudación o envío, salvo que haya causa razonable. (IRS: Substantiating charitable contributions, consultado en noviembre de 2026) Por eso un campo de "valor recibido" debe estar en el registro de la donación desde el primer evento.
Conservación general de registros. El IRS indica que las organizaciones exentas deben conservar registros que respalden las anotaciones de sus declaraciones, incluidos comprobantes de depósito, recibos y documentos de subvenciones. El mínimo general es de tres años a partir de la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración y su presentación, y otras leyes o sus propias políticas pueden exigir más tiempo. (IRS: Recordkeeping requirements for exempt organizations, consultado en noviembre de 2026) En la práctica, esto significa conservar los registros de donaciones y los documentos que los respaldan, y no borrarlos cuando ordene.
Si desea automatizar los acuses de recibo, nuestra guía sobre cómo automatizar los recibos fiscales de donantes cubre la redacción y los errores más comunes.
Cómo mantener los datos limpios desde el inicio
Los datos limpios son sobre todo cuestión de hábito, no de tecnología. Cinco hábitos hacen la mayor parte del trabajo.
- Un registro por persona. Busque antes de agregar. Si alguien dona con tarjeta en línea y con cheque en un evento, sigue siendo un solo donante.
- Nombres consistentes. Elija un formato para nombres, organizaciones y direcciones, anótelo y sígalo. Decida desde ahora si una pareja es un registro de hogar o dos personas.
- Listas fijas, no texto libre. Use una lista desplegable para forma de pago, campaña, programa y tipo de donación. El texto libre produce cinco ortografías de lo mismo.
- Registre el origen en cada donación. Ninguna donación se guarda sin uno.
- Nunca sobrescriba el historial. Si un donante cambia de dirección o de nombre, deje una nota del cambio en lugar de reemplazarlo en silencio. Registre un reembolso como reembolso, no borrando la donación.
Asigne también a una persona como responsable de los datos. Sin responsable, las reglas se desvanecen en unos meses.
Qué puede esperar
Muchas organizaciones pierden tiempo construyendo para un futuro que aún no llega. Esto puede posponerse sin riesgo:
- Evaluación de patrimonio y puntajes de capacidad de donación. Necesita una base de donantes antes de poder priorizarla.
- Mapas detallados de relaciones entre donantes, junta directiva y empresas.
- Reglas complejas de hogares y créditos indirectos. Empiece con una regla simple y refínela cuando tenga casos reales.
- Etapas de ciclo de vida y automatizaciones elaboradas. Primero aprenda qué hacen realmente sus donantes.
- Un conjunto grande de campos personalizados. Cada campo extra es algo que hay que mantener y explicar. Agregue un campo cuando alguien tenga una pregunta que ese campo responda.
- Donaciones históricas de hace años con todo el detalle. Si el detalle no es confiable, registre totales por año para los registros antiguos e importe detalle limpio desde la fecha en que empezó a hacerlo bien.
- Datos de programa a nivel de caso, a menos que un financiador lo exija.
Una buena prueba es preguntar quién leerá el campo y qué decisión informa. Si nadie puede responder, espere.
Cómo influye esta decisión en un traslado posterior a un CRM
La mayoría de las organizaciones pasa en algún momento de una hoja de cálculo o una herramienta básica de donaciones a un CRM. El traslado es sencillo cuando los datos están ordenados y doloroso cuando no.
Lo que facilita una migración:
- IDs únicos. Permiten relacionar registros entre el sistema anterior y el nuevo.
- Campos limpios y separados para nombre, apellido, partes de la dirección y demás, en lugar de una sola celda combinada.
- Valores de origen y campaña que coinciden con una lista fija, que se asignan directamente a campos del CRM.
- Fechas en un formato consistente.
- Una diferencia clara entre una donación, una promesa y un reembolso.
- Consentimiento y bajas registrados, para no escribirle a quienes ya se excluyeron.
Lo que la dificulta: personas duplicadas, ortografías mezcladas, notas metidas en la columna de monto y donaciones sin origen. La mayor parte del tiempo de una migración se va en limpiar, no en importar.
Si podría terminar en Salesforce, ayuda conocer el vocabulario. En NPSP, que sigue siendo compatible, una donación es una Opportunity vinculada a un Contact y a un hogar. En Agentforce Nonprofit (anteriormente Nonprofit Cloud), las donaciones se registran como Gift Transactions bajo Gift Commitments. En ambos casos, una donación necesita un donante, una fecha, un monto y un origen. Para conocer los fundamentos de cómo Salesforce maneja las donaciones, vea nuestra introducción a la gestión de donaciones en Salesforce.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mínimo que debo registrar de cada donante?
Un ID único, un nombre escrito de forma consistente, datos de contacto y, de cada donación, la fecha, el monto, la forma de pago y el origen. Agregue el estado de consentimiento para cualquier persona a quien envíe correos.
¿Necesito un CRM desde el principio?
No necesariamente. Una hoja de cálculo bien estructurada o una plataforma de donaciones funciona para una organización pequeña, siempre que las columnas sigan las reglas anteriores. Un CRM vale la pena cuando su volumen, el número de empleados o sus necesidades de informes superan esa herramienta.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de donantes y donaciones?
El mínimo general del IRS para registros que respaldan una declaración es de tres años a partir de la fecha posterior entre el vencimiento y la presentación, y otras leyes o su política pueden exigir más. Pregunte a su contador qué le aplica y redacte una política de conservación.
¿Debo registrar las donaciones que llegan por un fondo asesorado por el donante o por un aporte equivalente de un empleador?
Sí. Registre quién realizó realmente el pago y conserve un vínculo con la persona que recomendó la donación o cuyo empleador aportó el equivalente. Así el agradecimiento y los totales se mantienen correctos.
¿Esto aplica fuera de EE. UU.?
Los puntos del IRS y de CAN-SPAM son reglas de EE. UU. Los hábitos de datos aplican en cualquier lugar, pero otros países tienen sus propios requisitos de recibos, conservación y privacidad.
Prepare sus datos para que lo acompañen en el futuro
Si planea pasar a Salesforce, o ya lo usa y sospecha que los datos se han desordenado, podemos revisar sus campos, duplicados y registros de donaciones y decirle qué corregir primero. Reserve una revisión gratuita de Salesforce.